CENTIGO INTEGRITETSPOLICY

067A0756-1

Centigo (Centigo AB, Jakobsbergsgatan 24, 111 44 Stockholm) (“Bolaget, “vi” eller ”oss”) värnar om den personliga integriteten och våra användares personuppgifter. Det är av högsta vikt att du känner dig trygg med hur vi på Centigo behandlar dina personuppgifter.

Denna integritetspolicy innehåller viktig information om hur vi behandlar dina personuppgifter, vilka rättigheter du har och hur du kan kontakta oss. Integritetspolicyn tar sikte på de personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår verksamhet, vilket även innefattar sådana personuppgiftsbehandlingar som sker på Bolagets hemsida och i de tjänster som vi tillhandahåller (gemensamt kallat våra ”Tjänster”).


Vänligen gå igenom denna integritetspolicy och kontakta oss om du har frågor eller synpunkter om hur vi behandlar dina personuppgifter eller dina val gällande personuppgifter. Detta är ett levande dokument varför det är viktigt att du regelbundet går igenom integritetspolicyn för att inte missa de senaste uppdateringarna.

Syfte, rättslig grund och behandlingens varaktighet

Vi kan komma att behandla dina personuppgifter på olika sätt beroende på hur vad vi har för slags affärsrelation.

Vi samlar in och behandlar personuppgifter för att erbjuda, implementera och förbättra våra tjänster. Det kan bland annat utgöras av anordnande av evenemang, utskick av nyhetsbrev, tillhandahållande av nedladdningsbara guider och manualer, marknadsföring av våra tjänster samt kommunikation med våra kunder.

Vi samlar in personuppgifter genom formulär på vår hemsida, när du använder våra tjänster eller på annat sätt är i kontakt med oss. Personuppgifter är sådan information som direkt eller indirekt kan kopplas till en specifik individ. Nedan följer en uppräkning av exempel på sådana personuppgifter som vi samlar in och behandlar: namn, e-postadress, företag, tjänstetitel, gatuadress, telefonnummer, korrespondens och information från samtal eller möten mellan dig och oss, köp- och fakturainformation, aktivitet på vår hemsida, information om matallergier, information om lärosäte och utbildning, arbetslivserfarenhet, bilder, CV, och LinkedIn-profil.

Vi använder oss av följande verktyg vid insamling och behandling av personuppgifter:

  • HubSpot (CRM tool)
  • Contenful/Nuxt Code (web tool for cookies)
  • Hotjar (a script tracking visitors)
  • Google Analytics (a script tracking visitors)
  • HubSpot Tracker (a script that makes the topmost cookie banner pop up)
  • YouTube (all videos on the site are hosted here, tracking which visitor plays videos on the site)
  • Heroku (basic tracking, e.g. logging IP addresses of visitors, only used to detected technical problems)
  • Workable (recruitment tool)
  • Cinode (CRM used recruitment tool)

Vi samlar in och behandlar personuppgifter baserat på ditt samtycke, intresseavvägning eller för det fall vi finner det nödvändigt för att uppfylla en del av ett avtal eller annan förpliktelse i förhållande till dig. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till de personuppgiftsbehandlingar som baseras på ditt samtycke.

Verktygen Workable och Cinode ovan involverar automatiskt beslutsfattande och profilering. Sådana aktiviteter genomförs emellertid ej utan ditt samtycke.

1.      Du är vår kund
Vi samlar in och lagrar dina personuppgifter, inklusive kundnamn och kontaktuppgifter, för att tillhandahålla våra Tjänster i enlighet med det avtal som vi har ingått med dig. Beroende på avtal eller överenskommelse i övrigt, samlar vi in de personuppgifter som behövs. På vår hemsida ges du möjlighet att själv välja om och hur du önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.

Vi kommer lagra dina personuppgifter samt övrig information kopplat till vårt avtal så länge som vi finner det nödvändigt för att kunna fullgöra vår avtalsförpliktelse. Detta inklusive möjligheten att, efter avslutat uppdrag, granska vår prestation i händelse av klagomål eller liknande.

Vi spårar kundaktivitet för att kunna radera personuppgifter tillhörande kunder som inte längre interagerar med våra Tjänster och/eller vår hemsida. Vi granskar därför våra marknadsföringslistor var 12–24 månad, för att därefter radera ej längre nödvändiga data.

Vi kan komma att behandla dina personuppgifter för analys, då det följer av vårt berättigade intresse (intresseavvägning) att förbättra eller utveckla våra Tjänster.

I förekommande fall kan vi skicka information till dig som vi tror kan vara av intresse för dig. Denna kommunikation kan ske via telefon, e-post eller SMS. Vi kommer kontakta dig på detta sätt förutsatt att det följer av vårt berättigade intresse att marknadsföra våra Tjänster till dig, eller när du har samtyckt till sådan typ av kommunikation. Om du har samtyckt till att inkluderas i en marknadsföringskampanj kan du kan när som helst återkalla ditt samtycke.

2.      Du är en leverantör

Vi samlar in och lagrar dina personuppgifter i egenskap av leverantör, inklusive kontaktuppgifter, för att kunna ta emot era varor eller tjänster i enlighet med vårt avtal. Vi kommer lagra och arkivera information relaterad till avtalet oss emellan så länge vi anser det vara nödvändigt i syfte att kunna granska er prestation för det fall problem skulle uppstå efter avslutat uppdrag.

Vi kan även komma att kontakta dig angående nya potentiella uppdrag som kan ligga till grund för fortsatt samarbete, och för att hålla er uppdaterade om våra projekt och affärsaktiviteter. Sådan kontakt sker via telefon, mejl eller SMS. Vi kontaktar dig vid sådana tillfällen med stöd av vårt berättigade intresse att utveckla vår verksamhet och enbart då vi har anledning att tro att ni förväntar er att vi kontaktar er samt att en sådan personuppgiftsbehandling på intet sätt inverkar negativt på er. 

Vi skickar inte ut generell marknadsföringsinformation som en del av massutskick via e-post, om du inte dessförinnan samtyckt till att bli kontaktad på sådant sätt. 

3.      Du är en tredje part som vi har kontakt med under leverans av våra Tjänster till kund eller möjlig leverans av våra                   Tjänster till potentiell kund

Vi samlar in och lagrar tredje parts personuppgifter, inklusive kontaktuppgifter, som vi har kontakt med under leverans av våra Tjänster till våra kunder eller när diskussion om våra Tjänster förs med en potentiell kund. Sådan personuppgiftsbehandling sker då med stöd av vårt berättigade intresse att fullfölja vårt avtalsåtagande eller för att skapa nya affärsmöjligheter med en potentiell kund. Vi anser att du rimligen kan förvänta dig att vi behandlar dina personuppgifter på detta sätt och att en sådan personuppgiftsbehandling på intet sätt inverkar på dig negativt.

Om dina personuppgifter ingår som en del av en fil, kopplad till fullgörandet av ett avtal med en kund, kommer vi även att spara sådan information och annan avtalsrelaterad information så länge som vi lagrar kundfilen ifråga.

Om dina personuppgifter är lagrade i vår molnbaserade lagringstjänst eller i våra interna system avser vi att granska dem var 12–24 månad för att på så vis avgöra om vi fortfarande har ett berättigat intresse av att spara dina personuppgifter. Om inte, kommer vi att radera dina personuppgifter.

Vi kan komma att kontakta dig angående nya potentiella uppdrag och för att hålla dig uppdaterad om våra affärsaktiviteter. Det görs i sådana fall med stöd av vårt berättigade intresse att utveckla vår verksamhet och enbart då vi har anledning att tro att du som leverantör förväntar er att vi kontaktar er samt att en sådan personuppgiftsbehandling på intet sätt inverkar på dig negativt.

Vi kommer inte göra allmänna marknadsföringsutskick, vare sig genom massutskick, mejl eller via telefonkampanjer, om du inte har samtyckt till sådan kommunikation.

4.      Du är en potentiell kund eller en potentiell leverantör

Vi samlar in och lagrar personuppgifter, inklusive kontaktuppgifter, till potentiella leverantörer eller kunder. Sådan insamling kan ske i samband med att du kontaktar oss (inklusive via vår hemsida och via Hubspot).

Vi kan komma att kontakta dig angående nya potentiella affärsmöjligheter och för att hålla dig uppdaterad om våra affärsaktiviteter. Det görs i sådana fall med stöd av vårt berättigade intresse att kunna direktmarknadsföra våra Tjänster till dig och för att utveckla vår verksamhet. Sådan kommunikation sker dock enbart om vi anser att du rimligen kan förvänta dig att dina personuppgifter behandlas på det sättet och att en sådan personuppgiftsbehandling på intet sätt inverkar på dig negativt.

När dina personuppgifter är lagrade i vår molnbaserade lagringstjänst eller i våra interna system avser vi att granska dem var 12–24 månad för att på så vis kunna avgöra om vi fortfarande har ett berättigat intresse av att behålla dina personuppgifter. Om inte, kommer vi radera dina personuppgifter. 

Vi kommer inte att göra allmänna marknadsföringsutskick, vare sig via massutskick, mejl eller via telefonkampanjer om du inte har samtyckt till sådan kommunikation.

5.      Du är anställd hos Bolaget eller är släkt med en anställd
Anställda bör hänvisa till bolagets interna Integritetspolicy för mer information om vår integritetspolicy avseende anställda.

När en anställd har tillhandahållit oss makes/makas, partners eller annan familjemedlems/väns personuppgifter, är det den anställdes ansvar att informera den berörda personen om detta och att vi kommer behandla dem som en nödkontakt eller i samband med en förmån och/eller annan anledning i enlighet med denna integritetspolicy.

6.      Du är en potentiell arbetstagare

Om vi har mottagit dina personuppgifter i samband med din anställningsansökan, kommer vi att lagra personuppgifterna förutsatt att det antingen är du som har tillhandahållit dem, eller via din LinkedIn-profil eller via en tredje part. Vi behandlar personuppgifterna som en del av vårt berättigade intresse att kunna ta ett välgrundat beslut huruvida vi ska intervjua dig, och i slutändan, anställa dig. Vi anser att du rimligen kan förvänta dig att vi behandlar dina personuppgifter av den anledningen och att en sådan personuppgiftsbehandling på intet sätt inverkar på dig negativt.

När dina personuppgifter ingår som den del av en fil, kopplad till potentiella arbetstagare hos Bolaget, kommer vi att behålla denna information och övrig relaterbar information. Detta för att kunna gå tillbaka i historiken i händelse av klagomål eller problem som uppkommer efter rekryteringsprocessen. I annat fall raderar vi vanligtvis dina personuppgifter senast sex månader efter avslutad rekryteringsprocess. 

Vi använder ett rekryteringsverktyg kallat Workable som involverar automatiskt beslutsfattande och profilering. Sådana aktiviteter genomförs emellertid ej utan ditt samtycke.

7.      Vi har mottagit dina personuppgifter från en tredje part
Om vi har mottagit dina personuppgifter från en tredje part, exempelvis från din arbetsgivare eller tjänsteleverantör, kommer den tredje parten vanligtvis att ansvara för aktuella personuppgifter och Bolaget kommer istället att behandla dem på uppdrag av den tredje parten. Du bör därför kontakta aktuell tredje part för att granska dess integritetspolicy.

När vi har mottagit dina personuppgifter från en kund kommer vi att spara dem då det följer av vårt berättigade intresse gentemot kunden, i syfte att fullgöra vårt åtagande gentemot denne.

Vi använder nedan angivna verktyg vilka kan komma att behandla dina personuppgifter och/eller tillhandahålla oss information:

Hojtar Ett script som spårar personer som besöker vår hemsida.
Google Analytics Ett script som spårar personer som besöker vår hemsida.
Youtube Vi använder detta verktyg för att spåra vilka videos som spelas upp via vår sajt.
Heroku Ett basalt verktyg för att spåra våra kunder, exempelvis för att logga våra besökares IP-adresser. Detta är dock enbart använt för att upptäcka tekniska problem.
Contenful/Nuxt Code Vänligen se vårt separata cookie-meddelande.
HubSpot Tracker Vänligen se vårt separata cookie-meddelande.

Copernicus

Vårt ekonomisystem och vårt verktyg där vi huvudsakligen sparar data kring våra kunder.

Cinode

Ett system där kundnamn och vilka uppdrag vi har haft eller har för den kunden sparas.

Workable

Vårt rekryteringsverktyg.

 

När du tillhandahåller personuppgifter om en annan person

Om du tillhandahåller personuppgifter om en annan person måste du försäkra dig om att:
(a) du är behörig att tillhandahålla oss dessa personuppgifter;
(b) utlämnandet av personuppgifterna sker i enlighet med tillämplig dataskydds- och
integritetslagstiftning; och
(c) den berörda personen också har tagit del av informationen i denna integritetspolicy.

När vi delar personuppgifter
Bolaget delar eller lämnar ut personuppgifter när det är nödvändigt för att utföra våra Tjänster eller föra att bedriva vår verksamhet enligt ovan redogörelse. Delning av uppgifter sker i enlighet med tillämpliga datasekretess- och säkerhetskrav. Nedan följer en uppräkning av de parter som vi
kan komma att dela personuppgifter med och varför:

Inom Centigo Group: Centigo består av olika juridiska personer (”Centigo Group”). Mer detaljerad information återfinns i en sidfot här: www.centigo.se. Vår verksamhet stöds av en mängd olika personer som är en del av Centigo Groups team och funktioner. Vid behov ges de tillgång till sådana personuppgifter som behövs för att kunna utföra våra avtalade Tjänster, för kontoadministration, försäljning och marknadsföring, kund- och teknisk support samt affärsutveckling (detta är dock inte en uttömmande lista). Samtliga av våra anställda är skyldiga att följa våra datasekretess- och säkerhetspolicys vid behandling av våra lagrade personuppgifter.

Våra affärspartners: ibland samarbetar vi med andra organisationer för att utföra våra Tjänster, tillhandahålla innehåll eller anordna evenemang. I sådana sammanhang behandlar Bolaget i enlighet med denna integritetspolicy. Vi vill uppmuntra dig till att även granska våra samarbetspartners integritetspolicys för att få kunskap om hur de samlar in, använder och delar personuppgifter.

Våra tredjepartsleverantörer: vi samarbetar med och stöds av våra tjänsteleverantörer runt om i Storbritannien och Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet (”EES”). Vi tillhandahåller personuppgifter till dessa parter enbart om det är nödvändigt för att kunna utföra de tjänster som de tillhandahåller oss, inklusive (men utan begränsning) programvaror, system och plattformssupport; tjänster för direktmarknadsföring; rekryteringstjänster, molnvärdstjänster; annonsering; dataanalyser; bokföring; försäkring och utförande av ordrar och leveranser. Våra tredjepartsleverantörer får ej dela eller använda de av oss tillhandahållna personuppgifterna för andra ändamål än att utföra de överenskomna tjänsterna. HubSpot räknas till en av våra tredjepartsleverantörer och som används för kundrelationer och Workable används för rekrytering.

Tredje parter av juridiska anledningar: vi delar personuppgifter när vi finner det nödvändigt, som exempelvis:

(a) för att efterleva juridiska skyldigheter och för att besvara förelägganden från statliga myndigheter, inklusive brottsbekämpande myndigheter och andra offentliga myndigheter;

(b) i anledning av en fusion, försäljning, omstrukturering, förvärv, joint venture, överlåtelse, överföring eller annan disposition av hela eller delar av vår verksamhet, tillgångar eller aktier (även i samband med eventuella konkurser eller liknande förfaranden);

(c) i syfte att skydda våra rättigheter, användare, system och Tjänster.

Var vi lagrar och behandlar personuppgifter

Vi arbetar ständigt för att de personuppgifter som vi samlar in och lagrar, behandlas i enlighet med denna integritetspolicy och de krav som följer av tillämplig lagstiftning, oavsett var personuppgifterna lagras. 

Vi lagrar informationen i molnbaserade servrar i Storbritannien och EES. Vi samarbetar med tredje parter, så som molnbaserade tjänster, för att kunna tillgodose de behov som finns i vår verksamhet. Vi vidtar nödvändiga åtgärder för att försäkra oss om att våra insamlade personuppgifter behandlas, skyddas och överförs i enlighet med tillämplig lagstiftning. I vissa fall kan vi komma att lämna ut eller överföra dina personuppgifter inom Bolaget eller till tredje part i områden utanför ditt hemland. Vi lämnar emellertid ej ut eller överför personuppgifter utanför Storbritannien eller EES utan ditt skriftliga samtycke eller utan att vidta lämpliga säkerhetsåtgärder i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Personuppgifter som lagras i Excel-filer kan komma att exporteras och skickas via e-post för internt bruk inom organisationen i samband med genomförande av evenemang.

Hur vi skyddar personuppgifter

Vi har vidtagit nödvändiga säkerhetsåtgärder för att motverka att dina personuppgifter går förlorade, otillbörligen nyttjas eller tillgängliggörs, ändras eller röjs. Dessutom begränsar vi åtkomsten till dina personuppgifter till att enbart de anställda, ombud, entreprenörer och andra tredje parter som har ett affärsmässigt behov av denna information får access. De får enbart behandla personuppgifter i enlighet med våra instruktioner och de omfattas av tystnadsplikt.

Vi har tagit fram processer för att hantera misstänkta personuppgiftsintrång och kommer att informera dig och tillämpliga tillsynsmyndigheter när vi är ålagda att göra det.

Hur länge sparar vi personuppgifter

Vi kommer enbart att spara dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla det ändamål som vi samlade in personuppgifterna för, inklusive för att uppfylla eventuella juridiska-, redovisnings- eller rapporteringskrav.

För att fastställa lämplig lagringsperiod för de personuppgifter som vi samlar in tar vi hänsyn till mängden personuppgifter, dess art och känslighet, potentiella risker för otillbörligt nyttjande eller röjande av personuppgifterna, ändamålet med personuppgiftsbehandlingen och om vi kan uppnå dessa ändamål på andra sätt samt tillämpliga lagkrav.

Dina rättigheter
Vi respekterar din rätt att få tillgång till och att kontrollera dina personuppgifter. Vi kommer att besvara dina förfrågningar om information och, i förekommande fall, korrigera, rätta, eller radera dina personuppgifter på begäran från dig. Nedan följer en redogörelse för dina rättigheter:

Tillgång till personuppgifter: du har rätt att begära tillgång till dina personuppgifter (även kallat registerutdrag). Du ska då få en kopia av de personuppgifter som vi behandlar om dig och kontrollera att vi behandlar dem på ett juridiskt korrekt sätt. Om du önskar få tillgång till dina personuppgifter kommer det att ske i enlighet med alla tillämpliga lagkrav och undantag.

Invända mot personuppgiftsbehandlingar: när det ligger i vårt – eller tredje parts - berättigade intresse att behandla dina personuppgifter har du möjlighet att invända mot denna personuppgiftsbehandling ifall du anser att den inverkar på dina grundläggande fri- och rättigheter. Du har även rätt att invända mot personuppgiftsbehandlingar som sker i samband med direktmarknadsföring. I vissa fall kan vi motsätta oss en invändning då vi, på grund av tvingande regler, måste behandla dina personuppgifter vilket därför åsidosätter dina fri- och rättigheter.

Begäran att få personuppgifter raderade: du har rätt att begära att vi raderar eller förflyttar dina personuppgifter när det inte finns någon anledning för oss att fortsätta att behandla dem. Du har även rätt att begära att vi raderar eller förflyttar dina personuppgifter när du, med framgång, har utövat din invändningsrätt enligt ovan, eller när vi har behandlat dina personuppgifter på ett icke lagenligt sätt, eller om vi är skyldiga att radera dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning. Observera att vi inte alltid kan tillgodose din begäran om radering på grund av särskilda juridiska skäl, vilket vi kommer att informera om i sådana fall, och om möjligt i samband med din begäran.

Rätt till begränsning av personuppgiftsbehandling: du har i vissa fall (se nedan uppräkning) rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter:
    (a) om du vill att vi kontrollerar att dina personuppgifter är korrekta;
    (b) om vår personuppgiftsbehandling strider mot tillämplig lagstiftning, men du inte vill
          att vi raderar dina personuppgifter;
    (c) om du begär att vi, trots att vi inte längre har behov av dina personuppgifter, behåller dina personuppgifter då                du måste fastställa, utöva eller försvara juridiska krav; eller
    (d) om du har invänt mot vår personuppgiftsbehandling, men att vi dessförinnan måste
          verifiera huruvida vi har överträtt vår rättsliga grund för behandlingen eller ej.

Rätt till dataportabilitet: du har rätt att begära att vi flyttar dina personuppgifter till dig eller till en tredje part. Vi kommer tillhandahålla, antingen till dig eller den tredje parten, dina personuppgifter i ett strukturerat, vanligen använt, läsvänligt format. Notera dock att detta omfattar enbart de personuppgiftsbehandlingar som du initialt har lämnat samtycke till eller när vi har behandlat dina personuppgifter för att fullgöra ett avtal som vi har med dig.

Rätt till rättelse: du har rätt att begära att vi rättar dina personuppgifter om den är felaktig, behöver uppdateras eller måste kompletteras då det saknas relevant information.

Rätt att återkalla samtycke: i vissa fall kan vi behandla dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke. Du kan emellertid alltid återkalla ditt samtycke, antingen genom att kontakta oss via vår hemsida (se rubriken ”Kontakta oss”) eller meddela oss skriftligen, via mejl eller telefon.

Mottagande av marknadsföring: du kan när som helst avsluta din prenumeration på våra marknadsföringsmejl. Kontakta oss via vår hemsida under rubriken ”Kontakta oss”.

Lämna in klagomål: om du inte är nöjd med hur Bolaget hanterar dina personuppgifter har du möjlighet att lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY): https://www.imy.se/privatperson/utfora-arenden/lamna-ett-klagomal/.

Om du inte tillhandahåller dina personuppgifter
I vissa fall samlar vi in personuppgifter då det krävs enligt tillämplig lagstiftning, eller i enlighet med villkoren i vårt avtal. Om du inte tillhandahåller dessa personuppgifter, kan det inverka på vår möjlighet att fullgöra vår del av avtalet, eller ingå ett avtal (exempelvis för att tillhandahålla våra Tjänster), varför vi kan behöva avsluta vårt avtal. Vi kommer dock att informera dig om detta i sådana fall.

Ändrade ändamål

Vi kommer att behandla dina personuppgifter enbart för de ändamål som vi har samlat in dem för, om vi inte anser att vi måste behandla dem för annat ändamål och att det ändamålet är kompatibelt med det ursprungliga ändamålet. Vänligen kontakta oss om du önskar få information om hur det nya ändamålet korrelerar med det ursprungliga ändamålet. Du finner våra kontaktuppgifter på vår hemsida (se rubriken ”Kontakta oss”).

Om vi däremot måste behandla dina personuppgifter för ett icke relaterbart ändamål kommer vi informera dig om detta och de legala grunder som tillåter oss att göra denna ändring.

Vänligen notera att vi kan komma att behandla dina personuppgifter utan din vetskap eller samtycke, i enlighet med ovan angivna regler, när detta krävs eller är tillåtet enligt lag.

Tredje parts länkar
Denna hemsida länkar till tredje parts hemsidor, plug-ins och applikationer. Genom att klicka på dessa länkar eller möjliggöra för sådana kopplingar kan ge tredje part rätt att samla in eller dela dina personuppgifter. Vi kontrollerar inte sådana tredje parts hemsidor och vi är ej heller ansvariga för deras integritetsskydd. Vi uppmuntrar därför dig att, så snart du lämnat vår hemsida, granska de integritetspolicys som återfinns på andra hemsidor som du besöker.

Kontakta oss
Du kan alltid kontakta oss vid frågor eller synpunkter angående denna integritetspolicy. Använd vårt formulär som du finner på vår hemsida under rubriken ”Kontakta oss”.

Du kan även skriva till oss och skicka till följande adress:
Centigo, Jakobsbergsgatan 24, 111 44 Stockholm.